Information om Senergias behandling af personoplysninger i sin egenskab af at være dataansvarlig for personoplysninger, der anvendes ved direkte markedsføring og lign.
Senergia AB (org.nr. 556969-6023) kan som dataansvarlig behandle en række personoplysninger i forbindelse med direkte markedsføring og lign. Det er den dataansvarliges ansvar at informere om, hvordan personoplysningerne indsamles og anvendes.

1. Hvilke personoplysninger behandles til hvilke formål, hvad er retsgrundlaget, og hvor længe gemmes oplysningerne?

1.1 Direkte markedsføring baseret på en interesseafvejning
For at kunne levere en direkte markedsføring af Senergias servicetilbud til både virksomhedens eksisterende og potentielle kunder, kan Senergia vælge at behandle de personoplysninger, der knytter sig til repræsentanterne for de enkelte virksomheder. Retsgrundlaget for denne behandling er en interesseafvejning for at imødekomme Senergias legitime interesse i at informere om og i en begrænset periode samt i et begrænset omfang tilbyde forskellige markedsføringsaktiviteter til en udvalgt målgruppe. De oplysninger, som kan behandles, er arbejdspladsens navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse samt oplysninger om afdelingstilhørsforhold og stilling.
​ Oplysningerne og tilbud kan sendes via telefon, brev, e-mail, SMS og/eller tilsvarende kommunikationskanaler.
​ I de tilfælde, hvor der er tale om outsourcing mellem den registrerede arbejdsgiver og Senergia, vil behandlingen finde sted under kontraktforholdet og i en periode på tolv (12) måneder efter, at kontraktforholdet er afsluttet. Er der ikke tale om et sådant kontraktforhold, behandles personoplysningerne i seks (6) måneder. Den registrerede har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod denne behandling af personoplysninger.

1.2 Direkte markedsføring baseret på samtykke
Ønsker Senergia – med henblik på markedsføringsformål – at fortsætte behandlingen af personoplysninger, som er knyttet til repræsentanter for potentielle og gamle kunder (ældre end 12 måneder efter kontraktforholdets ophør), mere end seks (6) måneder efter indsamlingstidspunktet, kræves der et samtykke fra de registrerede parter. Hvis den registrerede har givet et sådant samtykke, udgør samtykket retsgrundlaget for en sådan behandling af personoplysninger. Hvis den registrerede frivilligt har videregivet sine personoplysninger til et bestemt formål og er blevet informeret om behandlingen i forbindelse hermed, anses den registrerede for at have givet sit samtykke til behandlingen.
​ De oplysninger, som kan behandles, er arbejdspladsens navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse samt oplysninger om afdelingstilhørsforhold og stilling.
​ Oplysninger og tilbud om markedsføringsaktiviteter kan sendes via telefon, brev, e-mail-adresse, SMS og/eller tilsvarende kommunikationskanaler.
​ Behandlingen finder sted i den periode, hvor samtykket ikke er trukket tilbage af den registrerede. Den registrerede har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod denne behandling og derved trække sit samtykke tilbage.

1.3 Gennemførelse af markedsaktivitet
Hvis den registrerede er blevet kontaktet i henhold til politikken som beskrevet i afsnit 1.1 eller 1.2 ovenfor og med henblik på en markedsføringsaktivitet (event, foredrag, seminar eller lignende), og den registrerede har ladet sig aktivt registrere til aktiviteten, må Senergia behandle personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at gennemføre aktiviteten. Dette indebærer, at Senergia må behandle navne og kontaktoplysninger med henblik på udsendelse af invitationer, deltagerlister og materialer både før og efter aktiviteten. Hvis der serveres måltider i forbindelse med aktiviteten, kan det ligeledes være nødvendigt at behandle oplysninger om særlige kostvaner/allergener. Retsgrundlaget for denne behandling er, at det er nødvendigt at indhente disse oplysninger for at kunne opfylde Senergias forpligtelse til at levere meddelelser om aktiviteten (aftale indgået mellem deltageren og Senergia). Derudover kan Senergia, efter at aktiviteten er afsluttet, via salgs- og marketingafdelingen vælge at følge op på, hvem der har deltaget i aktiviteten ved at tilgå deltagerlister og derved være i stand til at målrette markedsføringen til de respektive deltagere. Retsgrundlaget for sidstnævnte behandling er en interesseafvejning for at opfylde Senergias legitime interesse i at fremsende et direkte tilbud om Senergias udvalg af tjenester til deltagerne. Deltagerlisten gemmes til administration og opfølgning i en periode på højst tolv (12) måneder. Deltagerlisten kan også anvendes som grundlag i regnskabsmæssige sammenhænge.

1.4 Medieproduktion til markedsføring
For at markedsføre Senergia som brand og udbrede kendskabet til Senergias tjenester kan Senergia vælge at behandle personoplysninger i form af billeder, herunder stillbilleder, levende billeder samt lydoptagelser. Denne behandling udføres på grundlag af et udtrykkeligt samtykke fra den registrerede.
​ Behandlingen finder sted i den periode, hvor samtykket ikke er trukket tilbage af den registrerede. Den registrerede har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod denne behandling og derved trække sit samtykke tilbage.

1.5 Interaktion på hjemmesiden
Når man besøger Senergias hjemmeside, kan der både indhentes og lagres oplysninger fra browseren. Det sker typisk i form af cookies, der er med til at optimere både funktion og oplevelse af hjemmesiden. Oplysningerne består normalt af den besøgendes præferencer samt oplysninger om den enhed, der anvendes. Men der sker ingen identificering af den besøgende. Selvom identifikation ikke finder sted, kræves der et udtrykkeligt og informeret samtykke fra den besøgende på webstedet, for at Senergia kan anvende cookies. Har den besøgende på hjemmesiden givet sit samtykke, er dette samtykke retsgrundlaget for en sådan behandling.
​ Den besøgende har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod denne behandling og derved trække sit samtykke tilbage.

2. Hvorfra hentes oplysningerne?
   De registreredes navne og kontaktoplysninger indsamles dels fra eksterne adressekilder og dels fra de oplysninger, som den registrerede selv videregiver.

3. Overførsel og videregivelse af personoplysninger
   For at Senergia kan behandle de forskellige personoplysninger, vil service- og systemudbydere af IT-løsninger behandle personoplysningerne på vegne af Senergia, vel at mærke kun i det omfang, det er relevant.
   ​ Disse service- og systemudbydere må udelukkende behandle personoplysninger i overensstemmelse med Senergias udtrykkelige instruktioner og må således ikke anvende oplysningerne til egne formål. De er også forpligtet ved lov og aftale til at træffe passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dataene.
   Senergia kan, hvis det bliver nødvendigt, vælge at videregive personoplysninger til andre parter end dem, som er anført ovenfor. Det sker for at overholde gældende love og bestemmelser, en anmodning eller en kendelse fra en domstol eller myndigheder samt for at opfylde Senergias retmæssige interesser i at etablere, udøve og forsvare juridiske krav.
   Senergia kan også overføre personoplysninger til modtagere i lande uden for EU/EES-samarbejdet, og som ikke har samme beskyttelsesniveau for personoplysninger som EU.

4. Beskyttelse af personoplysninger
   Senergias mål er at værne om privatlivets fred, og der tages derfor alle de nødvendige tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte personoplysninger og sikre, at behandlingen finder sted i overensstemmelse med GDPR, interne retningslinjer, privatlivspolitikker og procedurer for håndtering af personoplysninger. Dette indebærer, at der kun gives adgang for de personer, som har brug for dataene til at kunne udføre deres respektive opgaver. En mere detaljeret beskrivelse af Senergias sikkerhedsforanstaltninger findes i vedlagte bilag.

5. Den registreredes rettigheder

5.1  Ret til indsigt (såkaldt registeruddrag)
Den registrerede har ret til at anmode om et registeruddrag fra Senergia, hvis virksomheden vel at mærke behandler personoplysninger om den registrerede. Der skal indsendes en skriftlig anmodning, hvis der ønskes et registeruddrag.

5.2 Ret til korrigering
Hvis den registrerede mener, at personoplysningerne om vedkommende enten er ukorrekte eller ufuldstændige, har den registrerede også ret til at anmode om at få korrigeret disse oplysninger.

5.3 Ret til at gøre indsigelse mod behandling til direkte markedsføringsformål
Anvendes den registreredes personoplysninger til direkte markedsføringsformål, har den registrerede til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod at modtage denne type markedsføring: Der kan gives besked om dette til Senergia ved eksempelvis at klikke på et afmeldingslink i e-mailen.

5.4 Ret til at gøre indsigelse mod behandling baseret på Senergias legitime interesse
Foruden de allerede nævnte rettigheder har den registrerede også, i det omfang det er muligt i henhold til databeskyttelsesforordningen GDPR, ret til at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger, som er baseret på Senergias legitime interesse. Senergia kan dog fortsætte med at behandle den registreredes personoplysninger, selvom vedkommende har gjort indsigelse mod behandlingen, hvis Senergia vel at mærke har tungtvejende legitime grunde, der i denne sammenhæng opvejer privatlivets fred.

5.5 Ret til at anmode om begrænsning eller sletning, ret til at gøre indsigelse mod databehandlingen samt dataportabilitet.
Under visse omstændigheder har den registrerede også ret til at anmode om begrænsning eller sletning af sine personoplysninger eller ret til at gøre indsigelse mod databehandlingen. Under visse omstændigheder har den registrerede også ret til at modtage de personoplysninger, som han eller hun har videregivet til Senergia. Disse skal udleveres i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet), så de kan overføres til en anden dataansvarlig for personoplysninger.

6. Kontaktperson ved spørgsmål
   Hvis du har spørgsmål om behandlingen af personoplysninger, bedes du kontakte Senergia på følgende e-mailadresse mikaela.sundberg@senergia.se.
   Den registrerede har også ret til at kontakte tilsynsmyndigheden Datatilsynet i tilfælde af klager.